Autocrat ou comment booster votre productivité avec l’automatisation de documents avancés sur Google Sheet et Google Doc. Vous n’avez jamais entendu parler d’Autocrat ? Avant d’aller plus loin, je vous invite à retrouver notre tutoriel sur l’utilisation d’Autocrat pour l’automatisation de la création de document.

En vidéo

Utilisation avancée avec les champs calculés

Nous utilisons gSheet qui va stocker les données de notre Google Form. C’est ce que nous avons vu dans notre précédent article. Maintenant nous pouvons profiter de toute la puissance de gSheet pour faire des calculs un peu plus avancés.

Prenons l’exemple suivant : J’aimerai avoir le montant total de ma prestation dans un contrat cependant, je ne vais saisir dans mon formulaire Google que 2 champs :

  • Mon coût jour
  • Le nombre de jour de prestation

Dans mon fichier de calcul gSheet, je vais ainsi pouvoir multiplier la valeur des 2 champs et puis j’ajouterai aussi la TVA pour avoir le montant TTC. C’est très basique dans Excel ou Google Sheet.
On va tout simplement se retrouver avec des champs formules simples

=B1*B2

ou pour le montant TTC

=(B1*B2)*1,2

Comment faire avec Autocrat ?

La problématique à laquelle vous allez être confronté et le fait que GForm ajoute une ligne pour chaque nouvelle entrée du formulaire, donc impossible de mettre une formule. Car la nouvelle ligne créée sera vierge.

Nous allons donc créer un nouvel onglet et utiliser la fonction query() de gSheet pour palier à cette problématique. C’est depuis ce nouvel onglet que nous allons déclencher autocrat et non plus dans l’onglet d’arrivée des données.

Avec la fonction query, les données vont être envoyées depuis le premier onglet vers le second. Ici je récupère les valeurs de A à I. Je peux donc sur les colonnes suivantes mettre des formulaires que je vais étirer jusqu’en bas de mon fichier gSheet. Ainsi les formules pourront être conservées.

Voici ma formule sur la colonne J qui est étirée.

Mise en place d’Autocrat

Tout ce travail sert uniquement à préparer mes données qui seront mergées dans Autocrat. J’ai maintenant une étape très standard a réaliser qui est la création d’un job dans Autocrat. Cependant, il faudra que je prenne dans les données sources le 2ieme onglet avec les calculs et non pas l’onglet qui réceptionne les données du formulaire Google.

Voici ce que vous allez retrouver dans vos steps autocrat du coup

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